使用Access2007存储多个值的列表
2008-10-09 04:57:41   来源:   评论:0 点击:


本主题介绍如何使用复选框下拉列表和复选框列表,使用这些列表可以在一个表字段中选择和存储多个值。这些多值列表是 Microsoft Office Access 2007 中的新增功能,它们的作用与普通列表非常相似,但是它们在每个列表项目旁提供了复选框。通过选中复选框最多可以选择 100 个项目。 

新列表有助于解决一些常见的数据输入和存储问题。例如,假设您使用 Access 跟踪工作分配。现在,可以从一个列表中选择若干人员的姓名来将他们分配给一个任务,在早期版本的 Access 中如果不使用一些 Visual Basic for Applications (VBA) 编程,这样的操作将无法完成。 

 注释   新列表从称为“多值查阅字段”的另一个数据库组件获取数据。在其中一个数据库表中必须有多值查阅字段,才能创建多值列表。如何创建多值查阅字段不在本文介绍的范围之内。

有关创建多值查阅字段的信息,请参阅文章添加或更改允许您存储多个值的查阅字段多值字段指南


了解复选框下拉列表和复选框列表背后的技术

复选框下拉列表和复选框列表依赖于称为多值字段的新增功能。简而言之,使用多值字段可以将多个项目附加到表中的一个字段,这是使用早期版本 Access 无法完成的。

Office Access 2007 利用多种功能为您呈现多值字段,这些功能包括复选框下拉列表和复选框列表、多值表字段和附件。通过使用列表和多值表字段,您可以从一个列表中选择多个项目;使用附件,您可以将多条数据附加到一个记录,这与将图像和其他文件附加到电子邮件非常类似。

有关使用附件的详细信息,请参阅将文件附加到数据库记录一文。

若要创建复选框下拉列表或复选框列表,需要首先创建多值查阅字段:这是一种表字段,它使用查询来查阅数据库中其他位置包含的值。如何创建多值查阅字段不在本文介绍的范围之内。 

有关创建多值查阅字段的信息,请参阅文章添加或更改允许您存储多个值的查阅字段多值字段指南

创建多值查阅字段后,可以直接使用该字段,也可以将复选框下拉列表或复选框列表绑定到该字段。复选框下拉列表是设置为支持多个值的组合框控件。

下图显示了处于关闭状态和打开状态的典型复选框下拉列表。

处于关闭状态的复选框下拉列表 处于打开状态的复选框下拉列表

 注释   使用普通的组合框控件可以从列表中选择条目或者在控件中直接输入新条目。但是,如果将组合框控件设置为支持多个值,只能从列表选择条目,不能自行输入值。

复选框列表是设置为支持多个值的列表框控件。

复选框列表。

与复选框下拉列表不同,复选框列表在您作出选择后不关闭,它不提供“确定”“取消”按钮。

可以在窗体和报表中使用任一种控件,但是在报表中使用时,它们只显示您的选择。默认情况下,不能在报表上使用控件更改数据。

最后,还可以通过单击或选择表字段,直接在表中使用多值查阅字段。如果这么做,Access 会默认仅应用复选框下拉列表,您无法使用其他控件。 

以下各节中的步骤介绍如何从多值查阅字段选择一个或多个项目。这些步骤使用随 Office Access 2007 提供的“问题跟踪”数据库模板。

在窗体中使用多值列表

以下步骤假设您有一个包含多值查阅字段的数据库表,以及一个包含复选框下拉列表或复选框列表的窗体。

有关创建查阅字段的详细信息,请参阅文章添加或更改允许您存储多个值的查阅字段多值字段指南

使用多值列表

  1. 打开包含复选框下拉列表或复选框列表的窗体。

    在这两种类型的列表中,每个条目旁都有一个复选框。

  2. 单击要选择的复选框。如果使用复选框下拉列表,请单击“确定”

    如果使用复选框下拉列表,则该控件关闭,并在逗号分隔的列表中显示您选择的内容,如下所示:

    窗体中的关闭复选框下拉列表

    如果不能完全看到您选择的全部内容,可以在设计视图或布局视图中打开窗体,然后放大列表控件。有关执行此操作的信息,请参阅本文后面的放大复选框下拉列表以显示更多选择一节。

 注释 

  • 请记住,您总是可以认出多值列表,因为在每个列表项目旁都有复选框。
  • 在此例中,示例数据库中的列表使用复选框下拉列表控件。复选框列表框控件的作用与之相同(即您可以通过单击复选框来选择项目),但该控件不提供“确定”“取消”按钮。  

    提醒一下,您最多可以选择 100 个复选框。

在表中使用多值列表

在表中使用多值列表时,Access 只提供一个控件,即复选框下拉列表,并且您不能更改该控件。  

  1. 在导航窗格中,双击要使用的表。该表将在数据表视图中打开。
  2. 将焦点放在多值字段上,然后单击字段旁的下箭头。

     注释   Windows 区域和语言设置控制下箭头的位置。

  3. 单击要选择的每个条目旁的复选框,然后单击“确定”

    列表关闭,并以逗号分隔的方式显示您选择的条目,如下所示:

    数据表中的复选框下拉列表

放大复选框下拉列表以显示更多选择

当使用复选框下拉列表选择大量项目时,在关闭列表时,您可能无法看到所有选定项目。数据库设计者之所以使用下拉列表(组合框控件),是因为它们可以有效利用屏幕空间,它们会显示用户需要的选项,然后在用户做出选择后关闭。如果复选框下拉列表不够大,无法完全显示您选择的内容,则可以放大该控件。以下步骤介绍如何放大该控件和测试更改。 

 注释   通常不需要调整复选框列表控件的大小,因为它们会在列表超出控件窗口大小时提供一个滚动条。

调整控件大小

  1. 在导航窗格中,右键单击要更改的窗体,然后单击“设计视图”“布局视图”

    –或–

    “开始”选项卡上的“视图”组下,单击“视图”,然后单击“设计视图”“布局视图”

  2. 单击复选框下拉列表控件,指向其中一个调整控点,拖动控件边缘,直到它到达所需的高度或宽度,如下所示:

    调整多值字段的大小

    –或–

    右键单击该控件,然后单击“属性”。在属性表上,单击“全部”选项卡,单击“高度”“宽度”属性,然后输入大小。

    Access 自动将所有相邻控件向下、向左或向右移动。

  3. 保存您的工作,切换回到窗体视图,以查看更改效果。若要切换视图,可以使用 Access 状态栏中的按钮,或者可以右键单击窗体的文档选项卡,然后使用快捷菜单。

    测试更改时,请考察下面几方面的问题:

    • 新的大小是否显示了足够多的数据?
    • 您(或一个普通使用者)会不会从列表中选择足够多的条目来填充多出来的空间?
    • 更改是否会影响窗体的视觉效果、易用性和工作流?

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