向Access2007数据库中添加一个或多个记录
2008-08-19 01:25:48   来源:   评论:0 点击:


本文介绍如何向 Microsoft Office Access 2007 数据库中输入数据。此外,还介绍了解各种数据输入过程所需的背景信息,并说明如何使用 Access 所提供的各种数据输入技术。

本文内容

有关添加记录的基础知识

要准确而迅速地在 Access 数据库中输入数据,了解一些有关数据库工作方式的基础知识很有帮助。以下各节中的信息介绍数据库的某些基础结构和设计原则,它们控制您的数据输入方式。

数据库设计如何影响数据输入方式

Access 数据库文件与 Microsoft Office Word 2007 文档或 Microsoft Office PowerPoint 2007 幻灯片不同,它是对象(包括表、窗体、报表、查询等)的集合,这些对象必须一起使用才能使数据库正常工作。  

此外,这些对象必须遵守若干设计原则,否则数据库将无法正常工作,甚至完全失败。这些设计原则又会影响数据的输入方式。在进行操作时,请牢记以下有关数据库对象和设计的事实。

  • Access 将所有数据存储在一个或多个表中,使用的表数目取决于数据库的设计和复杂程度。虽然在窗体、报表或查询返回的结果中都可以查看数据,但 Access 只将数据库存储在表中,且数据库中的其他对象构建于这些表之上。
  • 每个表应只接受一种类型的数据。例如,业务联系人信息表中不应当包含销售信息,否则将很难找到正确的信息,甚至无法查找。
  • 通常,表中的每个字段只接受一种类型的数据。例如,不能将注释存储在设置为接受数字的字段中。如果尝试在这样的字段中输入文本,Access 就会显示一条错误消息。不过,此规则也不是一成不变。例如,您可以将数字(如邮政编码)存储在设置为“文本”数据类型的字段中,但不能对这些数据执行计算。
  • 除了一些特殊情况外,记录中的字段应该只接受一个值。例如,不能在一个地址字段中输入多个地址。这与 Microsoft Office Excel 2007 不同,后者在默认情况下允许在一个单元格中输入任意数量的名称、地址或图像,除非将该单元格设置为接受受限制类型的数据。

    不过,您可以在设置为“文本”或“备注”数据类型的字段中输入分隔项目列表。此外,Office Access 2007 提供了一种称为“多值字段”的新功能。使用多值字段可以将多个数据附加到单个记录,并可以创建接受多个值的列表。例如,您可以将 Microsoft Office PowerPoint 2007 幻灯片和任意数量的图像附加到数据库中的记录。还可以创建名称列表,并根据需要选择其中的多个名称。使用多值字段时,每个表字段中可以存储多个记录,这似乎破坏了数据设计规则,但实际上并没有,因为 Access 会将数据存储在特殊的隐藏表中,从而在“幕后”实施此规则。

  • 在较早版本的 Access 中,必须至少设计和创建一个表,才能输入数据。您必须决定将哪些字段添加到表中,并且必须设置每个字段的数据类型。在 Office Access 2007 中,现在可以打开一个空白表并开始输入数据。Access 将根据您输入的内容为字段推断一种数据类型。

详细信息

本节中的信息涉及数据库设计、表设计和称为“多值字段”的新增功能。

以下链接所指向的文章提供了有关这些主题的详细信息。

  • 数据库设计基础

    本文介绍一些基础概念,如规划数据库、设计数据和规范化(即将数据拆分到多个相关表中并去除冗余数据的过程)。 

  • 在数据库中创建表

    本文介绍如何创建表、添加主键(唯一标识表中每一行或每个记录的字段)以及如何设置数据类型和表属性。

  • 将文件附加到数据库的记录中

    本文介绍如何将一个或多个数据附加到“附件”字段。

  • 使用存储多个值的列表

    本文介绍如何使用复选框列表和复选框下拉列表存储多个值。


数据类型如何影响数据输入方式

在设计数据库表时,需要为表中的每个字段选择一个数据类型,该过程有助于确保数据输入更为准确。例如,假设您打开一个空白表,并输入一组销售数据。Access 随后推断字段的数据类型为“数字”。如果有人试图在该字段中输入文本,Access 会显示错误消息,并且禁止该用户保存所更改的记录,该步骤可帮助您保护数据。 

 

显示显示如何查看数据类型

在导航窗格中,执行下列操作之一:

  • 双击要查看的表,然后在“数据表”选项卡上的“数据类型和格式”组中,查看“数据类型”列表中的值。将光标放在表中的不同字段时,该值会发生更改。下图显示此列表:

    数据类型列表

  • 右键单击要查看的表,然后单击“设计视图”

    Access 将在设计网格中打开表,网格的上半部分显示了每个表字段的名称和数据类型。下图显示设计网格中一个典型的表。

    设计视图中的字段


 

为每个表字段设置的数据类型为在该字段中可以和不可以输入哪些内容提供了初级控制。在某些情况下,例如使用“备注”字段时,可以输入所需的任何数据。在其他情况下,例如使用“自动编号”字段时,字段的数据类型设置会完全禁止输入任何信息。下表列出了 Office Access 2007 所提供的数据类型,并说明了这些数据类型对数据输入有何影响。

数据类型 对数据输入的影响
文本 “文本”字段可以接受文本或数字字符,包括分隔项目列表。与“备注”字段相比,“文本”字段所接受的字符数较少,范围在 0 到 255 之间。在某些情况下,可以使用转换函数对“文本”字段中的数据执行计算。 
备注 在这种类型的字段中可以输入大量文本和数字数据。此外,如果数据库设计者将字段设置为支持 RTF 格式,则可以应用字处理程序(如 Word)中常用的格式类型。例如,可以对文本中的特定字符应用不同的字体和字号、将它们加粗或倾斜,等等。还可以向数据添加超文本标记语言 (HTML) 标记。

此外,“备注”字段还有一个名为“仅追加”的新属性。启用该属性后,可以在“备注”字段中追加新数据,但不能更改现有数据。此功能主要用于问题跟踪数据库等应用程序中,在这些数据库中您可能需要保存不更改的永久记录。将光标放在启用“仅追加”属性的“备注”字段中时,默认情况下,该字段中的文本会消失。不能将任何格式或其他更改应用于文本。

有关在“备注”字段中使用 RTF 格式的详细信息,请参阅设置行和列中数据的格式一文。

“备注”字段类似于文本字段,您还可以对其中的数据运行转换函数。

数字 在此类型字段中只能输入数字,而且可以对“数字”字段中的值执行计算。
日期/时间 在此类型字段中只能输入日期和时间。根据数据库设计者对字段的设置方式的不同,您可能会遇到以下情况:
  • 如果数据库设计者为字段设置了输入掩码(选择该字段时显示的一系列文字和占位符),则必须按照掩码所提供的空间和格式输入数据。例如,如果出现诸如 MMM_DD_YYYY 的掩码,则必须在所提供的空间中键入 Oct 11 2006。不能输入完整的月份名称或两位数字的年份值。
  • 如果设计者未创建输入掩码以控制日期或时间的输入方式,则在输入值时可以采用任意有效的日期或时间格式。例如,可以键入 11 Oct. 2006、10/11/06、October 11, 2006 等。
  • 数据库设计者可以对字段应用显示格式。在这种情况下,如果没有输入掩码,则几乎可以采用任何格式输入值,但 Access 将按照该显示格式显示日期。例如,可以输入 10/11/2006,但可以设置显示格式将值显示为 11-Oct-2006。

    有关输入掩码的详细信息,请参阅设置行和列中数据的格式一文。

货币 在此类型字段中只能输入货币值。此外,无需手动输入货币符号。默认情况下,Access 会应用在 Windows 区域设置中指定的货币符号(¥、£、$ 等)。
自动编号 任何时候在此类型字段中都无法输入或更改数据。只要向表添加了新记录,Access 就会递增“自动编号”字段中的值。
是/否 在单击设置为该数据类型的字段时,根据您设置字段格式的方法,Access 会显示一个复选框或一个下拉列表。如果将字段格式设置为显示一个列表,则同样根据应用于字段的格式,可以从该列表中选择“是”/“否”、“真”/“假”或“开”/“关”。不能在该列表中输入值,也不能直接从窗体或表中更改该列表中的值。
OLE 对象 如果要显示用其他程序创建的文件中的数据,可以使用此字段类型。例如,可以在“OLE 对象”字段中显示文本文件、Excel 图表或 PowerPoint 幻灯片。

 注释   附件为查看其他程序中的数据提供了一种更加方便快捷和灵活的方法。有关详细信息,请参阅本表后面的“附件”部分。

超链接 在此类型字段中可以输入任何数据,Access 会将其封装在 Web 地址中。例如,如果在此字段中键入一个值,Access 将在该文字周围加上前、后缀,使其成为 http://www.您输入的文本.com。如果输入一个有效的 Web 地址,则链接将有效。否则,链接会导致错误消息。而且,编辑现有超链接会非常困难,因为用鼠标单击超链接字段会启动浏览器并转到链接中指定的网站。要编辑超链接字段,可以选择相邻的字段,用 Tab 或箭头键将焦点移动到超链接字段,然后按 F2 启用编辑。
附件 可以将其他程序中的数据附加到该类型字段,但不能键入或以其他方式输入文本或数字数据。

有关使用“附件”字段的信息,请参阅将文件附加到数据库的记录中一文。

查阅向导 查阅向导不是数据类型。您可以使用该向导创建两种类型的下拉列表:值列表和查阅字段。值列表使用在查阅向导中手动输入的分隔项目列表。这些值可以与数据库中的其他任何数据或对象无关。

查阅字段则使用查询从数据库中的一个或多个其他表中检索数据,或者在其他位置(如运行 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 的服务器)检索数据。然后查阅字段在下拉列表中显示数据。默认情况下,查阅向导将该表字段设置为“数字”数据类型。

可以直接在表、窗体和报表中使用查阅字段。默认情况下,查阅字段中的值显示在一种称为“组合框”的列表控件中,该控件是一个具有下拉箭头的列表:空白查阅列表。根据数据库设计者设置查阅字段和组合框的方式,可以编辑列表中的项目以及向列表中添加项目。为此,数据库设计者必须为查阅字段设置属性(属性称为“限于列表”,设计者必须关闭该属性)。 

如果无法直接编辑查阅列表中的值,则必须在预定义值列表或作为查阅字段源的表中添加或更改数据。有关此操作的信息,请参阅本文后面的编辑查阅字段中的项目

最后,在创建查阅字段时,可以将其设置为支持多个值。如果这么做,结果列表会在每个列表项目旁显示一个复选框,您可以根据需要选中或清除任意多个项目。下图说明一个典型的多值列表:

复选框列表。

有关创建多值查阅字段和使用结果列表的信息,请参阅文章使用存储多个值的列表多值字段指南

表字段属性如何影响数据输入方式

除了控制数据库结构的设计原则以及控制在给定字段中可以输入哪些内容的数据类型之外,还有多个字段属性也会影响向 Access 数据库中输入数据的方式。

显示查看表字段的属性

现在,Access 提供两种方法查看表字段的属性。您可以使用“数据表”选项卡上的控件,也可以在设计视图中打开表。以下步骤说明如何使用这两种方法。

在“数据表”选项卡上查看表属性

  1. 在导航窗格中,双击要使用的表。
  2. 单击“数据表”选项卡,然后使用“数据类型和格式”组中的控件查看每个表字段的属性。

在设计视图中查看表属性

  1. 在导航窗格中,右键单击所需的表,然后单击快捷菜单上的“设计视图”按钮图像

    Access 将在设计网格中打开该表。

  2. 在网格的下半部分中,单击“常规”选项卡(如果尚未选中)。

    –或–

    若要查看查阅字段的属性,请单击“查阅”选项卡。

    查阅字段是使用查询从数据库中一个或多个表中检索值的表字段。默认情况下,查阅字段以列表的形式显示值。根据数据库设计者设置查阅字段的方法不同,您可以从该列表中选择一个或多个项目。


下表列出了对数据输入影响最大的属性,并说明了它们对数据输入有何影响。

属性 在表设计网格中的位置 可能的值 试图输入数据时的行为
字段大小 “常规”选项卡 0-255 该字符限制仅适用于设置为文本数据类型的字段。如果尝试输入的字符数超过了指定的字符数,该字段会截去多余的字符。
必填字段 “常规”选项卡 是/否 如果为某一字段启用该属性,则该属性会强制您在字段中输入值,且在您完成必需字段之前,Access 不会让您保存任何新的数据。如果为某一字段关闭该属性,该字段将接受空值,这表示该字段可以保留为空。

 注释   Null 值不同于零值。零是数字,而“Null”是缺少的、未定义的或未知的值。

允许空字符串 “常规”选项卡 是/否 如果启用该属性,则可以输入零长度字符串(即不包含字符的字符串)。要创建零长度字符串,可以在字段中输入一对双引号 ("")。 
索引 “常规”选项卡 是/否 如果对表字段进行索引,Access 会禁止添加重复的值。您还可以从多个字段创建索引,此时,一个字段中可以包含重复的值,但两个字段之间不能包含重复的值。
输入掩码 “常规”选项卡 一组预定义或自定义的文字和占位符字符 使用输入掩码时,必须以预定义格式输入数据。在表中选择字段或者在窗体上选择控件时,将显示掩码。例如,假设您单击了“日期”字段并看到以下一组字符:MMM-DD-YYYY。这就是输入掩码。该掩码强制您以三个字符的缩写形式输入月份值(如 OCT),并以四位数字的形式输入年份值,如 OCT-15-2006。 

 注释   请记住,输入掩码控制的只是输入数据的方式,而不是 Access 存储或显示数据的方式。

有关创建和使用输入掩码的详细信息,请参阅设置行和列中数据的格式一文。有关 Access 如何存储和显示日期/时间数据的详细信息,请参阅输入日期或时间值一文。

限于列表 “查阅”选项卡 是/否 启用或禁用对查阅字段中项目的更改。Access 新用户有时会尝试手动更改查阅字段中的项目。如果 Access 禁止更改字段中的项目,则说明此属性设置为“是”。如果启用了此属性,而您需要更改列表中的项目,则必须打开列表(如果您要编辑值列表)或包含列表源数据的表(如果您要编辑查阅字段),并在其中更改值。有关使用查阅字段的详细信息,请参阅本文后面的编辑查阅字段中的项目
允许编辑值列表 “查阅”选项卡 是/否 为值列表(而不是查阅字段)启用或禁用“编辑列表项目”命令。若要为查阅字段启用该命令,请在“列表项目编辑窗体”属性中输入有效的窗体名称。在右键单击列表框或组合框控件所打开的快捷菜单上,将显示“允许编辑值列表”命令。运行此命令时,将显示“编辑列表项目”对话框。或者,如果在“列表项目编辑窗体”属性中指定了窗体的名称,则 Access 会启动该窗体,而不会显示该对话框。

 注释   可以从位于窗体的列表框和组合框控件或位于表和查询结果集的组合框控件中运行“编辑列表项目”命令。窗体必须在设计视图或“浏览”视图中打开;查询结果集必须在数据表视图中打开。

列表项目编辑窗体 “查阅”选项卡 数据输入窗体的名称 如果将数据输入窗体的名称作为值输入此表属性,则当用户运行“编辑列表项目”命令时将打开该窗体。否则,在用户运行该命令时,会打开“编辑列表项目”对话框。

在数据表视图中向表内直接添加记录

在数据表视图中打开的表类似于 Excel 工作表,您可以向一个或多个字段(相当于工作表中的单元格)中键入或粘贴数据。 

操作时请牢记下列事项。

  • 无需显式地保存数据。当您将光标移动到同一行中的新字段或另一行时,Access 会将所做的更改提交给表。
  • 默认情况下,Access 数据库中的字段设置为接受特定类型的数据,如文本或数字。输入的数据必须是该字段设置为接受的数据类型。如果未这样做,Access 就会显示一条错误消息:

    无效值错误消息

  • 字段可能会应用输入掩码。输入掩码是一组文字和占位符,用于强制您以特定格式输入数据。

    有关输入掩码的详细信息,请参阅设置行和列中数据的格式一文。

  • 除了附件和多值列表之外,在大多数字段中都只能输入一个记录。如果您不知道某一字段是否接受附件,可以查看该字段的属性。为此,请参阅本文前面查看表字段的属性中的步骤。Access 会在多值列表的每个列表项目旁显示一个复选框,因此多值列表始终可轻松识别。

在表中输入数据

  1. 在导航窗格中,双击要使用的表。

    默认情况下,Access 在数据表视图(类似 Excel 工作表的网格)中打开表。 

  2. 单击要使用的第一个字段或将焦点放在该字段上,然后输入数据。
  3. 要移动到同一行中的下一个字段,请按 Tab,然后使用向右键或向左键,或者单击下一个字段中的单元格。

    默认情况下,按 Tab 时,Access 会使用 Windows 区域设置来确定是向左还是向右移动光标。如果计算机使用从左向右阅读的语言,则按 Tab 键时光标向右移动。如果计算机使用从右向左阅读的语言,则光标向左移动。

    要移动到列中的下一个单元格,请使用向上键或向下键,或者单击所需的单元格。

对备注字段中的数据应用 RTF 格式

  1. 在数据表视图中打开表之后,选择一个备注字段。

    通常,“备注”字段包含批注或备注,因此可以查找名为“批注”或“备注”的字段。如果仍找不到“备注”字段,请参阅本文前面查看表字段的属性中的步骤。

  2. “开始”选项卡上的“字体”组中,使用按钮和菜单设置文本格式。

    Access 功能区图像

    可以应用不同的字体和字号、为文本设置加粗或倾斜样式及更改颜色等。

使用窗体添加记录

数据输入窗体为数据的输入提供了一种更为简便、快捷和准确的方式。通常,如果您需要同时在多个表中输入数据,则可以创建窗体。如果您希望隐藏表中的某些字段,或者希望数据库更易于使用(从而降低培训费用),或者希望帮助用户准确输入数据,也可以创建窗体。

使用窗体编辑数据的方式取决于窗体的设计。窗体可以包含任何数量的控件,如列表、文本框、按钮和数据表(类似 Excel 工作表的网格)。窗体上的每个控件或者从基础表字段中读取数据,或者将数据写入基础表字段。使用特定控件可以完成的操作取决于为基础表字段设置的数据类型以及为该字段设置的所有属性,还有可能取决于数据库设计者为每个控件设置的若干属性。有关数据类型和字段属性如何影响数据输入的详细信息,请参阅本文前面的数据类型如何影响数据输入方式一节和表字段属性如何影响数据输入方式一节。 

下面各部分说明如何使用最常用的数据输入控件。如果您对特定数据库有什么问题,请与系统管理员或数据库设计者联系。

在文本框中添加或编辑文本

在文本框中添加或编辑文本时,可以使用“文本”字段或“备注”字段中的数据。执行操作时,请记住可以将“备注”字段(或者绑定到“备注”字段的控件)设置为支持 RTF 格式,然后可以对文本应用各种字体、字号、样式和颜色。

在文本框中编辑文本

  • 将光标放在文本框中并更改数据。请记住,不能对“文本”字段或“备注”字段中的数字执行计算。

应用 RTF 格式

 注释   仅当文本框绑定到备注字段时,才能执行以下步骤。请参阅本文前面的查看表字段的属性中的步骤。

  1. 在窗体视图或布局视图中打开窗体,或在数据表视图中打开表之后,选择“备注”字段。
  2. “开始”选项卡上的“字体”组中,使用按钮和菜单设置文本格式。

    Access 功能区图像

    可以应用不同的字体和字号、为文本设置加粗或倾斜样式及更改颜色等。

使用列表输入数据

在窗体中以及在数据表视图(类似 Excel 工作表的网格)中打开的表和查询结果集中,可以使用列表。 

在窗体上使用列表时,可以看到一个组合框控件或列表框控件。下图分别显示了组合框控件和列表框控件。

空白查阅列表

窗体上的基本列表框控件

在表或查询结果集中使用列表时,Access 默认使用组合框。

此外,列表可以支持多个值。如果列表的每个列表项目旁有复选框,则可以在该列表上选择多达 100 个项目。不进行进程可以创建的多值列表是 Office Access 2007 中的一项新增功能,用于解决常见的业务问题。例如,假设您使用 Access 数据库跟踪客户支持问题。如果需要向某个问题分配多名人员,则可以使用多值列表。在早期版本的 Access 中,需要采用一些高级编程功能才能创建类似的工具。下图显示了典型的多值列表。

处于打开状态的复选框下拉列表。 复选框列表。

您还可以编辑列表中的项目。如果您或数据库设计者启用该命令,则可以直接从列表中添加、更改或删除列表项目。不过,数据库设计者可以选择禁用此命令,因此不是所有数据库都可使用此命令。

以下各节中的步骤介绍如何使用和编辑列表。

从下拉列表中选择项目

  1. 打开包含列表的窗体、表或查询结果集。

     注释   必须在窗体视图或布局视图中打开窗体。必须在数据表视图中打开表和查询结果集。

  2. 单击列表旁的下箭头,然后选择所需的项目。
  3. 要将选中的项目提交给数据库,请将光标移动到其他字段。

从列表框中选择项目

  1. 打开包含列表的窗体。
  2. 在列表框中向下滚动项目列表,然后选择所需的项目。
  3. 要将选中的项目提交给数据库,请将光标移动到其他字段。

从复选框下拉列表中选择项目

  1. 打开包含列表的窗体、表或查询结果集。

     注释   可以在窗体、表和查询结果集中使用复选框下拉列表。若要执行此操作,必须在窗体视图或“浏览”视图中打开窗体,必须在数据表视图中打开表和查询结果集。

  2. 单击列表旁的下箭头。
  3. 最多选择 100 个复选框,然后单击“确定”

从复选框列表选择项目

  1. 打开包含列表的窗体。

     注释   必须在窗体视图或“浏览”视图中打开窗体。

  2. 单击列表旁的下箭头。
  3. 最多选择 100 个复选框,然后单击“确定”

编辑列表中的项目

 注释   在窗体、表或查询结果集中,可以编辑任何类型的列表。请记住,必须在窗体视图或“浏览”视图中打开窗体,必须在数据表视图中打开表和查询结果集。此外,还要记住,数据库设计者或 IT 部门可以禁用此命令,因此不是随时都可使用此命令。

  1. 打开包含列表的窗体、表或查询结果集。
  2. 右键单击要编辑的列表,然后单击“编辑列表项目”

    将显示对话框或数据输入窗体。显示哪个屏幕取决于要编辑的列表的类型。Access 使用两种基本类型的列表,即值列表和查阅列表。值列表显示手动输入的项目集,而查阅列表使用查询从一个或多个表中检索数据。执行下列操作之一。 

    • 如果要编辑值列表,则使用“编辑列表项目”对话框来编辑列表数据,完成后单击“确定”
    • 如果要编辑查阅列表,则将显示数据输入窗体。请使用该窗体编辑列表数据。

编辑查阅字段中的项目

查阅字段呈现一个数据列表,用户可使用该列表选择一个或多个项目。可以创建两种类型的“查阅”列表。

  • 值列表  包含手动输入的硬编码值集。值位于查阅字段的“行来源”属性中。
  • 查阅列表  使用查询从其他表中检索值。字段的“行来源”属性中包含查询而不是值的硬编码列表。

 

默认情况下,尽管您可以指定列表框控件,Access 还是在下拉列表中显示查阅数据。下拉列表会打开以显示列表,在您作出选择后便关闭。而列表框则随时保持打开状态。

在早期版本的 Access 中,如果需要编辑查阅字段中的项目,必须查找包含该字段的表。如果字段使用值列表,则必须在字段的“行来源”属性中编辑项目。如果字段使用查询,则必须查找查询所引用的表并直接在源表中编辑数据。使用 Office Access 2007 可以运行“编辑列表项目”命令,也可以直接在“行来源”属性或源表中编辑数据。有关使用“编辑列表项目”命令的信息,请参阅本文前面的使用列表输入数据。本节中的步骤介绍如何直接在“行来源”属性或源表中编辑项目。此过程遵循以下几个主要步骤。

  • 确定查阅字段。如果使用的是窗体而不是表,则过程稍有不同。
  • 确定查阅字段的类型,即为值列表还是查阅列表。如果使用的是查阅列表,应确定为查阅字段提供数据的源表。 
  • 编辑值列表中的项目。

    - 或 -

    打开查阅列表的源表并编辑该表中的数据。

从窗体中确定查阅字段

  1. 在导航窗格中,右键单击窗体,然后单击“设计视图”

    - 或 -

    如果窗体已打开,则可以右键单击窗体选项卡,然后单击快捷菜单上的“设计视图”

    –或–

    “开始”选项卡上的“视图”组中,单击“视图”按钮在可用的视图之间切换。或者,也可以单击“视图”下的箭头,然后从菜单中选择一个可用的视图。。

    Access 功能区图像

  2. 右键单击列表框控件或组合框控件,然后单击“属性”
  3. 在属性表中,单击“全部”选项卡,然后找到“行来源类型”“行来源”属性。“行来源类型”属性应包含“值列表”“表/查询”,且“行来源”属性必须包含用分号分隔的项目列表或查询。可以根据需要放大属性表,以便读取项目列表或查询。

    值列表通常采用以下基本语法:"item";"item";"item"

    在这种情况中,列表由用双引号括起且用分号分隔的项目组成。

    选择查询采用以下基本语法:Select [table_or_query_name].[field_name] FROM [table_or_query_name]

    在此例中,查询包含两个子句(Select 和 FROM)。第一个子句引用表或查询以及该表或查询中的字段。第二个子句只引用表或查询。请记住以下重要概念:尽管 Select 子句至少包含一个字段的名称,但它可能不包含表或查询的名称。但是,所有 FROM 子句必须引用表或查询。因此,您总是可以通过读取 FROM 子句查找查阅字段的源表或源查询。

  4. 执行下列操作之一。
    • 如果使用值列表,则编辑列表中的项目。请确保用双引号括起每一项,并用分号分隔每一项。
    • 如果查阅列表中的查询引用了另一个查询,则在导航窗格中,在设计视图中打开第二个查询(右键单击该查询并单击“设计视图”)。记下查询设计器上半部出现的表的名称,然后转到下一步。

      - 或 -

      如果查阅字段中的查询引用了表,则记下表名称,然后转到下一步。

  5. 在导航窗格中双击该表,以在数据表视图中打开它,然后根据需要编辑列表项目。

从表中确定查阅字段

  1. 在导航窗格中,右键单击表,然后单击“设计视图”
  2. 在查询设计网格上半部的“数据类型”列中,单击任意文本字段、数字字段或是/否字段,或将焦点放在该字段上。
  3. 在表设计网格的下半部中,单击“查阅”选项卡,然后查看“行来源类型”“行来源”属性。

    “行来源类型”属性必须为“值列表”“表/查询”“行来源”属性必须包含值列表或查询。

    值列表采用以下基本语法:"item";"item";"item"

    在这种情况中,列表由用双引号括起且用分号分隔的项目组成。

    选择查询通常采用以下基本语法:Select [table_or_query_name].[field_name] FROM [table_or_query_name]

    在此例中,查询包含两个子句(Select 和 FROM)。第一个子句引用表或查询以及该表或查询中的字段。第二个子句只引用表或查询。请记住以下重要概念:尽管 Select 子句至少包含一个字段的名称,但它可能不包含表或查询的名称。但是,所有 FROM 子句必须引用表或查询。因此,您总是可以通过读取 FROM 子句查找查阅字段的源表或源查询。

  4. 执行下列操作之一。
    • 如果使用值列表,则编辑列表中的项目。请确保用双引号括起每一项,并用分号分隔每一项。
    • 如果查阅字段中的查询引用了另一个查询,则在导航窗格中,在设计视图中打开第二个查询(右键单击查询并单击“设计视图”)。记下查询设计器上半部出现的表的名称,然后转到下一步。

      - 或 -

      如果查阅字段中的查询引用了表,则记下表名称,然后转到下一步。

  5. 在导航窗格中双击该表,以在数据表视图中打开它,然后根据需要编辑列表项目。

输入零长度字符串

使用 Access 可以区分两种类型的空值:Null 值和零长度字符串。Null 值指示未知的值,而零长度字符串指示包含空格的字段。例如,假设您有一个客户数据表,该表包含一个传真号码字段。如果不知道某位客户的传真号码,则可以将该字段保留为空。在这种情况下,保留字段为空将输入一个 Null 值,这表示您不知道该值为多少。如果您后来确定该客户没有传真机,则可以在该字段中输入一个零长度字符串,指示您知道该字段中没有值。

 注释   请记住,您可以设置属性,防止字段接受 Null 值。有关设置该属性的详细信息,请参阅本文前面的数据类型如何影响数据输入方式

  1. 在数据表视图中打开表,或者在窗体视图或“浏览”视图中打开窗体。
  2. 选择所需的字段,然后键入中间没有空格的两个双引号 ("")。
  3. 将光标移动到其他记录中,以向数据库提交更改。默认情况下,不显示引号。

使用数据收集功能添加记录

Office Access 2007 提供了一种称为数据收集的新功能。您可以在 Microsoft Office Outlook 2007 中设置一个数据输入窗体,将该窗体作为电子邮件发送以收集信息,然后将数据存储在 Access 数据库中。本文不讨论如何使用数据收集功能。

有关使用数据收集功能的信息,请参阅通过电子邮件收集数据一文。

通过导入或链接数据添加记录

可以导入或链接多种来源(包括其他 Access 数据库、Excel 工作簿、文本文件和 Word 文档)和运行 Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 及更高版本的服务器上的列表中的数据。

本文不介绍如何导入和链接这些数据源。您可以通过以下链接了解有关导入和链接数据的信息:

使用追加查询添加来自其他数据库的记录

追加查询可将源数据库中一个或多个表的一组记录添加到目标数据库中的一个或多个表。例如,假设您获得了一些新客户和一个数据库,数据库中包含有关这些客户信息的表。要避免手动输入这些新数据,可以将这些新数据追加到数据库中相应的表中。追加查询还可用于:

  • 根据条件追加字段。例如,您可能希望仅追加订单未完成的客户名称和地址。
  • 某一表中的某些字段在另一个表中没有匹配的字段时追加记录。例如,假设该数据库的 Customers(客户)表有 11 个字段,而另一个数据库的 Customers(客户)表有 9 个与之匹配的字段。您可以使用追加查询只添加匹配字段中的数据,并忽略其他字段。

创建追加查询的过程的基本步骤如下:

  • 打开源数据库(即包含要追加的记录的数据库)并创建一个选择查询以仅返回要追加的记录。
  • 将该选择查询转换为追加查询。
  • 向追加查询添加目标表和字段。如果要将记录追加到其他数据库,应先打开该数据库,然后选择表。
  • 运行查询以追加记录。

 注释    开始前请备份数据。如果出错,可以从目标表中删除追加的记录,但手动删除大量记录会花费很长时间。将备份放在手头可以有助于在更少的时间内纠正所有错误。 

创建选择查询

  1. 打开源数据库(即包含要追加的记录的数据库)。 
  2. “创建”选项卡上的“其他”组中,单击“查询设计”

    Access 功能区图像

    将显示查询设计网格和“显示表”对话框。

  3. 选择包含要追加的记录的表,单击“添加”,然后单击“关闭”

    该表在查询设计网格的上半部显示为一个窗口。该窗口列出了表中的所有字段。下图显示查询设计器中的一个典型表:

    查询设计器中的表

  4. 将要追加的字段从表中拖动到查询设计网格下半部的“字段”行。

    可以向下半部分的每个列分别添加一个表字段。要快速添加所有字段,请单击表字段列表顶部的星号(“*”)。下图显示添加了几个表字段的查询设计器:

    设计网格中包含三个字段的查询

    下图显示添加了所有字段的设计器:

    包含所有表字段的查询。

  5. “设计”选项卡上的“结果”组中,单击“运行”

    请验证查询返回的记录是否是要追加的记录。如果需要,可以清除“显示”复选框或者按 Delete 删除不需要的字段。也可以将其他字段拖动到设计网格中,直到对查询结果满意为止。

  6. 继续执行后面的步骤。

将该查询转换为追加查询

  1. “设计”选项卡上的“查询类型”组中,单击“附加”

    “追加”对话框即会出现。

  2. 此时,您可以将一个表中的记录追加到同一数据库中的其他表中,或将记录追加到其他数据库的表中。
    • 将记录追加到同一数据库中的表

      1. “追加”对话框中,单击“当前数据库”(如果尚未选择),然后从“表名称”列表中选择目标表。
      2. 单击“确定”

        在上一节的第 4 步中,您将源表中的部分字段或所有字段添加到了查询设计网格中。如果在该步骤中添加了整个表,Access 即会将整个目标表都添加到“追加到”行中,如下所示。

        包含两个表中所有字段的追加查询

        –或–

        如果在上一节的第 4 步中添加了个别字段,且源表和目标表中的字段名匹配,则 Access 会自动将目标字段名添加到“追加到”行中,如下所示。

        具有匹配字段的追加查询

        –或–

        如果添加了个别字段,但源表和目标表中的某些或所有字段名不匹配,则 Access 会将“追加到”行中不匹配的字段保留为空。单击每个空白字段,然后从结果列表中选择所需的源字段,如下所示。

        选择追加查询的目标字段

      3. 若要预览所做的更改,请单击“视图”
      4. 返回设计视图,然后单击“运行”以追加记录。
    • 将记录追加到其他数据库中的表

      1. “追加”对话框中,单击“另一数据库”
      2. “文件名”字段中,键入目标数据库的位置和名称。
      3. “表名称”字段中,键入目标表的名称,然后单击“确定”

        –或–

        单击“浏览”并,使用第二个“追加”对话框查找目标数据库。找到并选中目标数据库之后,单击“确定”。第二个对话框将关闭。在第一个对话框的“表名称”字段中,输入目标表的名称,然后单击“确定”

        键入目标表的名称,然后单击“确定”关闭第一个“追加”对话框。

        在上一节的第 4 步中,您将源表中的部分字段或所有字段添加到查询设计网格的“字段”行中。如果在该步骤中添加了整个表,Access 即会将整个目标表都添加到“追加到”行中,如下所示:

        包含两个表中所有字段的追加查询

        –或–

        如果在第 4 步中添加了个别字段,且源表和目标表中的字段名匹配,则 Access 会自动将目标字段名添加到“追加到”行中,如下所示:

        具有匹配字段的追加查询

        –或–

        如果添加了个别字段,但源表和目标表中的某些或所有字段名不匹配,则 Access 会将“追加到”行中不匹配的字段保留为空。单击每个空白字段,然后从结果列表中选择所需的目标字段,如下所示:

        选择追加查询的目标字段

      4. 若要预览所做的更改,请单击“视图”
      5. 切换到设计视图,然后单击“运行”以追加记录。

输入数据时节省时间的方法

Access 提供了多种方式来加快数据输入过程。以下各节中的步骤介绍如何在窗体中为字段和列表设置默认值,以及在对数据进行排序时如何使用快捷键以重复使用值。

为字段或控件设置默认值

如果有很多记录的给定字段(如城市或国家/地区)使用相同的值,则可以为绑定到该字段的控件设置一个默认值,以节省时间。设置默认值后,在打开窗体或创建新记录时,默认值将默认显示在该控件中。

为控件设置默认值

  1. 在设计视图中打开窗体。
  2. 右键单击要使用的控件,然后单击“属性”
  3. “数据”选项卡上,将“默认值”属性设置为所需的值。
  4. 重复第 1-3 步,设置新的默认值。

指定不同的值

  1. 对于文本框中的值,可以输入新的数据。可以随时覆盖默认值。

    –或–

    对于列表中的值,可以从列表中选择新的值。

排序时重复使用值

在记录之间移动时,可能需要使用相同的值对每个记录进行排序。此时,可以使用快捷键来重复该排序值,从而节省时间。例如,假设要按产品类型对订单列表进行排序。在第一个记录中,键入“软饮料”对客户购买软饮料的订单进行排序。移动到下一个记录时,可以复制并重复使用该排序值。

 注释   以下步骤假设您已在窗体视图中打开窗体。

  1. 移动到要重复使用上一个记录中相应字段的值的字段。
  2. 按 Ctrl+'(撇号)。

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